Encuentras una oferta que encaja, pulsas "Inscribirme" y, antes de que nadie pregunte por tu experiencia, el portal te pide elegir una clave de acceso. Tras unos meses de busqueda acumulas veinte cuentas y apenas recuerdas el correo con el que has abierto cada una. Este texto explica lo que son esas cuentas, lo que guardan y la manera de evitar que una de ellas te deje sin respuesta.
Una empresa, una cuenta: el motivo de tanto registro
Muchas empresas, sobre todo las grandes, gestionan la seleccion con un software de seguimiento de candidaturas, y la seccion "Trabaja con nosotros" suele ser su escaparate. Ese software necesita un sitio donde colocarte, de modo que abre una ficha de candidato: un registro unido a una direccion de correo, al que se enganchan tus candidaturas, tus documentos y tus mensajes.
La cuenta es la puerta de esa ficha. Te permite retomar un formulario a medias, optar a una segunda vacante sin teclearlo todo otra vez y consultar el estado de cada proceso.
Lo que sorprende es la separacion. En muchas configuraciones la cuenta pertenece a la empresa que contrata y no al proveedor del software. Dos empleadores pueden usar el mismo producto, tener portales casi gemelos y, pese a ello, tus datos de acceso en uno no abren nada en el otro. No ocurre siempre, porque algunas herramientas ofrecen un acceso comun para varios empleadores, pero conviene dar por hecho "una empresa, una cuenta" mientras el portal no indique lo contrario.
De ahi viene esa sensacion tan frecuente de "seguro que ya tengo cuenta aqui". Suele ser verdad a medias: la tienes en un portal que se parece mucho a este. Y la cuenta de un portal de empleo generalista o de un servicio estatal de empleo no abre el area de candidato de ninguna empresa.
Lo que suele guardar la cuenta
El contenido exacto depende del sistema y de los ajustes que haya elegido cada empleador. En la mayoria de los portales encuentras alguna version de lo siguiente:
- Los curriculums que has subido, a veces uno por candidatura y a veces un unico archivo "por defecto" que las candidaturas posteriores reutilizan.
- Los campos de tu perfil: datos de contacto, experiencia y formacion, tal como los has escrito o tal como el sistema los ha leido en tu CV.
- Tus respuestas anteriores a las preguntas de filtro, que pueden reaparecer ya rellenas.
- La lista de tus candidaturas, cada una con su estado.
- Mensajes y tareas pendientes: un documento que aportar, una prueba, una franja de entrevista por elegir y, en ocasiones, una oferta para firmar.
Un aviso. Las respuestas que vuelven rellenas ayudan mientras tu situacion no cambie: un preaviso de tres meses escrito hace dos inviernos reaparece tal cual en la candidatura de hoy si no lo repasas.
El plazo durante el que se conservan esos datos y la forma de pedir su borrado, con el RGPD de fondo, se tratan en otra guia del blog sobre la conservacion de datos en los sistemas de seleccion. Guardar un formulario largo a medias y retomarlo tiene tambien su propio texto.
La clave olvidada que te convierte en dos personas
Este es el fallo que hace verdadero estrago, y no hace ruido. Vuelves al portal de una empresa seis meses despues de tu primera candidatura. No recuerdas la clave de acceso, el correo para restablecerla tarda o cae en una carpeta que no miras, y la oferta se cierra esta noche. Asi que te registras otra vez con otra direccion.
Para muchos sistemas, una direccion de correo nueva es una persona nueva. La empresa puede tener entonces dos fichas tuyas: una con la candidatura de primavera, la entrevista y las notas del reclutador, y otra con la candidatura de hoy y nada alrededor. Algunos sistemas intentan detectar la coincidencia y avisan al equipo. Muchos no lo hacen.
Lo mismo sucede sin ninguna clave olvidada:
- Una errata al registrarte. Una letra mal puesta en la direccion crea una cuenta que nunca vas a poder verificar ni restablecer, y luego te registras "de nuevo" con la correcta.
- Un correo que ya no existe. El buzon de la universidad o de un empleo anterior ha desaparecido, y ningun enlace de restablecimiento puede llegar a ese sitio.
- Otra via de entrada. La primera vez, correo y clave; la segunda, el boton de acceso con una cuenta externa.
Las consecuencias del duplicado una vez que existe se explican en nuestra guia sobre registros de candidatura duplicados. Aqui solo interesa prevenirlo. Antes de pulsar "Crear cuenta" en un portal que te suena, dedica dos minutos al enlace de restablecer la clave con tu correo habitual. Si no llega nada, mira en el correo no deseado y prueba con las direcciones antiguas que hayas podido usar.
Si un portal te resulta familiar, intenta entrar antes de registrarte otra vez. Para muchos sistemas, un correo nuevo equivale a un candidato nuevo.
Lo que el sistema recuerda de ti cuando vuelves con la direccion de siempre es otro asunto, y lo cubre el texto sobre volver a presentarse con el mismo correo.
Entrar con una cuenta externa: elige una puerta y no la cambies
Muchos portales ofrecen botones para identificarte con una cuenta que ya tienes, en un proveedor de correo o en una red profesional. Ahorran trabajo: no hay clave nueva y a veces el perfil se rellena solo.
La pega es la coherencia. Segun la configuracion, el portal te identifica por el correo asociado a esa cuenta externa, y puede no coincidir con el que usas en tus candidaturas. Si tu perfil en una red profesional sigue apoyado en un correo personal antiguo, ese acceso puede abrir una ficha con esa direccion mientras tus candidaturas anteriores duermen bajo otra. La empresa vuelve a ver dos candidatos.
Nada de esto es motivo para evitar los botones. Es motivo para elegir un solo metodo por portal y dejarlo apuntado. "Correo y clave" o "acceso con mi proveedor de correo": la nota no necesita decir otra cosa.
Orden y limpieza para una busqueda larga
Una busqueda de varios meses deja decenas de cuentas. Seis costumbres las mantienen utilizables.
Un solo correo para todo. Uno personal que pienses conservar una decada, no el de la universidad ni el del trabajo.
Un gestor de credenciales. Una clave distinta para cada portal, que el gestor recuerda y rellena por ti. Repetir la misma clave en treinta portales supone que una filtracion en uno expone los otros.
Una lista sencilla de portales. Empresa, correo usado, metodo de acceso y fecha de la candidatura reciente. Basta una tabla sencilla o una nota.
Entrar al portal, no solo esperar el correo. En algunas configuraciones una peticion o un cambio de estado aparece dentro del portal, mientras el aviso por correo es breve, llega tarde o acaba en el correo no deseado. Los mensajes que se pierden tienen su propia guia en este blog. La costumbre complementaria consiste en abrir una vez por semana los portales de tus procesos vivos.
Sustituir el curriculum antiguo. Si la cuenta conserva un archivo por defecto, el reclutador que busque en la base dentro de un tiempo puede encontrar la version previa a tu puesto actual. Cuando rehagas tu CV, por ejemplo a partir de un perfil de LinkedIn actualizado con una herramienta como Postulit, sube el archivo nuevo a los portales que te importan.
Cerrar lo que ya no quieres. Cuando la busqueda termina, o una empresa sale de tu lista para siempre, busca la opcion de eliminar o desactivar la cuenta en los ajustes, o escribe al equipo de seleccion.
Veinte minutos para ponerlo en orden esta semana
Abre tu correo y busca las frases habituales de los mensajes de registro: "confirma tu correo", "tu cuenta de candidato". Cada resultado es un portal que has olvidado. Haz la lista, restablece las claves que te falten, guarda las nuevas en tu gestor y comprueba en cada cuenta si queda un mensaje sin leer o un curriculum desfasado.
Despues fija una regla para el resto de la busqueda: un correo, un metodo de acceso por portal y un intento de restablecimiento antes de cualquier registro nuevo. Tambien es lo que separa al reclutador que ve todo tu historial del que se encuentra con un desconocido que lleva tu nombre.