Le CV, c'est la partie facile du formulaire. Juste en dessous, beaucoup de formulaires de candidature ajoutent une serie de cases de depot : diplome, bulletin de notes, certificat, exemple de redaction, ou simplement "autres documents". Ces cases ont leurs propres regles, et les blocages de fin de parcours viennent d'elles, pas du CV.
Ce que chaque case attend vraiment
Chaque case de depot correspond a une personne precise, plus loin dans le processus. La case diplome sert souvent a un poste en sortie d'ecole ou a un metier soumis a une reglementation, pour lequel quelqu'un doit verifier un niveau. La case certificat vise une habilitation ou un niveau de langue que l'annonce cite, et la case exemple de redaction s'adresse a un manager qui veut lire votre maniere d'ecrire avant de proposer un entretien.
Lisez le nom de la case et le texte d'aide en dessous avant tout envoi. "Facultatif" sur un formulaire veut souvent dire "facultatif pour le logiciel, attendu par le recruteur", surtout quand l'annonce mentionne le document. Si l'annonce demande une piece et que le formulaire propose une case, remplissez-la. Si aucun des deux n'en parle, laissez la case vide plutot que d'y glisser des papiers que personne n'attend.
Le CV lui aussi pose ses questions (format, type de fichier, champs qui le recopient), et d'autres articles de ce blog les traitent. Ici, on parle du reste.
Ce que les recruteurs ouvrent, et a quel moment
Au premier tri, le recruteur ouvre le CV, parfois la lettre de motivation. Les pieces justificatives s'ouvrent quand le CV souleve une question a laquelle elles repondent : la personne a-t-elle le permis que l'offre exige, quelle mention a-t-elle obtenue, sait-elle rediger. Elles s'ouvrent aussi plus tard, lors de la verification des diplomes par les RH.
Deux consequences. La premiere page de chaque fichier doit repondre seule a la question evidente. Et chaque fichier doit rester clair pour une personne qui n'a jamais lu votre CV, ce qui justifie des noms explicites et une ligne de sommaire.
Si vous generez votre CV a partir de votre profil LinkedIn, avec un outil comme Postulit par exemple, gardez des noms de diplomes et des dates strictement identiques a ceux des documents joints. Un recruteur qui lit 2021 sur le CV et 2022 sur le diplome va s'arreter et poser la question.
Une case, un seul fichier
Le piege le plus courant : une case qui accepte un fichier unique alors que vous en avez quatre. Deux diplomes, un bulletin de notes, une attestation de niveau de langue, et le formulaire propose une seule case "Diplomes". Le deuxieme fichier remplace alors souvent le premier, sans avertissement.
La solution consiste a fusionner les documents en un seul PDF avant d'ouvrir le formulaire. La plupart des systemes d'exploitation savent exporter plusieurs documents vers un PDF unique. Faites-le sur votre ordinateur, pas sur un site inconnu : ces fichiers portent votre nom et votre date de naissance.
L'ordre a l'interieur du PDF
Un recruteur qui ouvre un PDF regroupant plusieurs pieces lit la premiere page, puis decide s'il fait defiler la suite. Placez en tete le document le plus utile :
- Le diplome que l'offre mentionne, du plus haut niveau au plus bas.
- Le bulletin de notes correspondant, si l'offre le demande.
- Les traductions, juste apres l'original qu'elles traduisent.
- Les certificats plus anciens ou secondaires a la fin.
Au-dela de cinq ou six pages, ajoutez une page de sommaire d'une ligne : "Contenu : diplome de master (p. 2), notes du master (p. 3-4), traduction par expert judiciaire (p. 5-6)".
Nommer les fichiers
Nommez chaque piece comme vous nommeriez le CV : votre nom, le type de document, rien d'obscur. "Claire-Martin-master-diplome-et-notes.pdf" vaut mieux que "scan0043.pdf", car le fichier sort souvent du systeme, par telechargement ou par transfert. Evitez les espaces et les accents dans les noms de fichiers, certains systemes les abiment.
Poids des fichiers : passer sous la limite
Beaucoup de formulaires limitent chaque fichier a quelques Mo, et la limite n'apparait souvent qu'en petit texte gris sous le bouton, voire pas du tout avant l'echec du depot.
Pour reduire le poids sans rendre le document illisible :
- Numerisez a 150 ou 200 dpi plutot qu'a 600.
- Passez en niveaux de gris les documents purement textuels, et gardez la couleur pour un tampon ou un sceau qui compte.
- Exportez le PDF avec une option de compression, puis ouvrez-le pour verifier que les petits caracteres et les signatures restent lisibles.
Si le PDF depasse encore la limite, scindez-le par priorite et non par nombre de pages : le diplome cle dans la case, et une phrase dans le champ libre pour indiquer que le dossier complet reste disponible sur demande.
Diplomes etrangers et traductions
Un export depuis l'espace etudiant suffit en general au stade de la candidature ; la version officielle arrive plus tard, a l'offre ou a l'embauche, si on vous la demande. Dans le doute, envoyez la version de l'espace etudiant et precisez-le dans le nom du fichier ("notes-version-non-officielle").
Un diplome en langue etrangere doit etre lisible par le recruteur. Pour beaucoup d'entreprises, une traduction personnelle claire, mise juste apres l'original, suffit au premier tri. Les concours de la fonction publique, certaines professions de sante et certaines ecoles demandent en revanche une traduction par un traducteur expert judiciaire, inscrit aupres d'une cour d'appel, dont le tampon fait foi. Les regles varient selon l'employeur : posez la question avant de payer. Une traduction de ce type coute cher et prend plusieurs jours, donc mieux vaut la commander quand l'employeur confirme son besoin, sauf si vous visez plusieurs concours en parallele.
Pour un diplome obtenu hors de France, certains recruteurs demandent une attestation de comparabilite. C'est le centre ENIC-NARIC France qui la delivre, avec des delais parfois longs ; les procedures evoluent, donc consultez les conditions actuelles. Si vous l'avez deja, placez-la juste apres le diplome et sa traduction.
Exemples de redaction et portfolio en un fichier
Une case "exemple de redaction" est une petite audition. Choisissez un texte proche du poste : une note de synthese pour un poste en affaires publiques, un extrait de rapport pour un analyste, une documentation pour un redacteur technique. Si le meilleur texte est long, exportez la partie utile avec un court en-tete sur sa provenance.
Verifiez la confidentialite avant tout envoi. Un travail pour un client, un rapport interne, un texte paru sous le nom d'un employeur ne vous appartiennent pas forcement : anonymisez-les ou choisissez autre chose. Un exemple qui laisse fuiter les donnees d'un ancien employeur en dit long sur vous.
Le portfolio est plus delicat, car la case veut un fichier et votre travail vit en ligne. Montez un court PDF de six a dix pieces, une par page, avec une ligne de contexte et des images au poids reduit.
Ce qu'il ne faut pas envoyer avant une offre
Certains formulaires proposent, au stade de la toute premiere candidature, une case pour la piece d'identite, un justificatif de domicile ou un titre de sejour. Traitez cette case comme une question, pas comme une consigne.
N'envoyez ni copie de carte d'identite ou de passeport, ni numero de securite sociale, ni RIB avant deux etapes : la verification de l'employeur par vos soins, et une offre ou une embauche en cours.
Un employeur serieux controle le droit de travailler et recueille le RIB apres l'offre, lors de l'integration. Les demandes de pieces d'identite et de RIB au stade de la premiere candidature sont un classique des arnaques a l'emploi, auxquelles ce blog consacre un guide.
Si la case est obligatoire, deposez a la place une courte note : document disponible au stade de l'offre. Ou contactez le recruteur.
Avant de cliquer sur envoyer
Ouvrez le formulaire et listez chaque case de depot avec sa limite de poids. Preparez ensuite vos fichiers en consequence : un PDF unique par case, dans un ordre logique, a votre nom, leger mais lisible, avec chaque traduction juste apres son original. Gardez ces fichiers dans un dossier, et la prochaine candidature vous prendra dix minutes, pas une soiree.