Un ancien collegue vous lance : "Envoie-moi ton CV, je te coopte." Puis une semaine de silence. Ce silence deroute, parce que l'on imagine la cooptation comme un service entre deux personnes, alors que dans le logiciel de recrutement elle est surtout une donnee : une origine inscrite sur votre fiche, avec des regles sur la maniere dont elle y arrive.
Ce que la cooptation garantit, et ce qu'elle ne garantit pas
Autant commencer par la question qui fache. Que se passe-t-il apres une cooptation, dans la plupart des entreprises qui ont un programme formel ? Trois choses, en general.
- Une lecture humaine. Quelqu'un ouvre votre fiche et lit votre CV, au lieu de le laisser attendre dans une longue file.
- Une reponse plus rapide. Y compris un refus plus rapide, ce qui a de la valeur.
- Un retour pour le salarie qui vous recommande, qui peut poser la question au recruteur et vous relayer la reponse.
Ce qu'elle n'apporte pas, en regle generale : un entretien automatique, une dispense de test, un parcours raccourci ou un niveau d'exigence plus bas. Les tests en ligne, les etudes de cas et les prises de references s'appliquent aux candidats issus de la cooptation comme aux autres. C'est voulu. Un recrutement doit reposer sur les competences, et une entreprise qui ferait entrer les amis de ses salaries sans evaluation s'exposerait a des critiques legitimes.
La cooptation change la personne qui regarde votre candidature et le moment auquel elle le fait. Elle ne change pas ce que cette personne cherche.
Un avis personnel, au passage : une cooptation rend une candidature faible plus visible, pas moins. Si le CV ne colle pas au poste, la lecture humaine garantie devient un humain qui le remarque forcement.
Une origine sur votre fiche, pas une conversation
Dans la plupart des logiciels de suivi des candidatures (les ATS), chaque fiche porte une source : site carriere, site d'emploi, cabinet, approche directe d'un recruteur, cooptation. Cette source se fixe en general une seule fois, a la creation de la fiche. Dans beaucoup de configurations, la modifier ensuite demande l'intervention manuelle d'un recruteur, quand c'est possible.
Tout le mecanisme tient dans ce paragraphe. Quand un salarie vous soumet par le circuit interne, le logiciel ouvre votre fiche avec la cooptation comme origine et y associe le nom du coopteur. Personne n'a besoin de se souvenir de la discussion devant la machine a cafe. C'est ecrit.
Deux manieres d'associer un nom a votre dossier
- Le salarie vous soumet. Il passe par un formulaire interne, un lien personnel de cooptation ou une version interne de l'offre. En general, un courriel vous invite ensuite a finaliser la candidature, ou bien vos informations entrent directement dans l'outil. C'est le logiciel qui fait le rattachement entre vous deux.
- Vous tapez un nom. Le formulaire public demande comment vous avez connu l'offre, ou qui vous envoie, et vous remplissez la case.
De l'exterieur, cela se ressemble. En pratique, le traitement differe souvent. Dans beaucoup d'entreprises, un nom saisi par le candidat reste du texte dans un champ : utile pour le recruteur qui le lit, mais pas forcement une cooptation en bonne et due forme, pas toujours visible par le salarie, et pas toujours suffisant pour lancer la procedure de prime. Certaines entreprises l'acceptent et font confirmer par le salarie. D'autres n'en tiennent aucun compte tant que le salarie n'a rien transmis de son propre chef.
Cooptation, candidature : l'ordre compte
Les conseils que l'on trouve en cherchant "cooptation candidature" parlent surtout de la demande, rarement de l'ordre des operations. C'est pourtant lui qui fait le plus de victimes.
Le scenario classique : lundi, vous voyez l'offre et vous envoyez votre CV par le site carriere. Mercredi, vous vous souvenez que vous connaissez quelqu'un dans l'entreprise. Cette personne accepte volontiers, ouvre l'outil interne, saisit votre adresse et lit un message du genre "ce candidat existe deja".
Beaucoup de logiciels, et beaucoup de chartes, appliquent une logique simple : la premiere source l'emporte. Votre fiche vient d'une candidature directe, et c'est son origine. La cooptation tardive peut se voir refuser, se transformer en simple commentaire sans statut, ou exiger une correction manuelle par le recruteur. Certaines entreprises sont souples sur ce point. Le reglage par defaut joue souvent contre vous.
S'il existe la moindre chance de cooptation, attendez-la avant de postuler. Un jour de retard ne vous coute presque rien. Une candidature partie dans le mauvais ordre peut priver la cooptation de son statut formel, et avec lui de l'essentiel de son interet.
Candidature deja partie ? Tout n'est pas perdu. Prevenez votre contact tout de suite. Il peut demander au recruteur si la source se corrige, ou a defaut lui ecrire directement pour appuyer votre profil. Cette seconde option n'a aucun statut dans le logiciel, mais un humain est au courant.
La prime de cooptation et son calendrier
Beaucoup d'employeurs versent une prime de cooptation quand la personne recommandee est embauchee. Les conditions changent d'une entreprise a l'autre et figurent en general dans une charte ou une note interne. Quelques constantes reviennent pourtant.
Le versement depend le plus souvent du maintien de la nouvelle recrue dans l'entreprise pendant une certaine duree, frequemment jusqu'a la validation de la periode d'essai, parfois avec un paiement en deux fois. La cooptation a souvent une duree de validite : si l'embauche intervient dans le delai prevu, le salarie en a le benefice ; au-dela, le rattachement peut tomber. Enfin, certaines personnes sont en general exclues du dispositif, comme le manager qui recrute ou l'equipe RH.
Ce calendrier explique des comportements qui paraissent etranges.
- Une vague connaissance propose de vous coopter. Rien de louche, le plus souvent. Le dispositif la recompense et lui prend quelques minutes.
- Votre contact insiste pour que vous passiez par son lien. Sans ce lien, pas de prime pour lui, et pas de marqueur sur votre fiche non plus.
- Il vous demande votre date d'arrivee, ou prend des nouvelles pendant vos premiers mois. Le compteur tourne.
- Il ne dit plus rien apres vous avoir soumis. Dans beaucoup d'entreprises, le coopteur ne voit qu'un statut sommaire et n'a pas voix au chapitre.
Ce que le recruteur voit
Sur l'ecran du recruteur, une candidature issue de la cooptation se distingue en general. La source indique une recommandation interne, le nom du coopteur apparait, ainsi que le commentaire ecrit par lui au moment de l'envoi. Dans certaines configurations, ces candidatures se filtrent dans une vue a part, ou l'equipe s'engage en interne a leur repondre dans un delai fixe.
Ce commentaire pese plus lourd qu'on ne le croit. Une cooptation sans commentaire dit au recruteur qu'un salarie connait votre nom. Trois phrases precises sur un projet commun lui donnent une raison de lire votre CV avec une question en tete.
En revanche, le recruteur ne voit pas un autre candidat. Votre CV doit toujours correspondre au poste. Vos reponses aux questions de preselection restent sur la fiche, et une mauvaise reponse a un critere bloquant (autorisation de travail, habilitation obligatoire) peut toujours vous ecarter.
Ce qu'il faut demander a votre coopteur, puis verifier
Avant l'envoi, quatre questions.
- Existe-t-il un circuit formel de cooptation, et compte-t-il l'utiliser plutot que de transferer votre CV par courriel ?
- Devez-vous attendre son lien ou son invitation avant de postuler ? La reponse est presque toujours oui.
- Pour quelle offre precise, avec quelle reference, vous recommande-t-il ? Une cooptation est souvent rattachee a un seul poste.
- Va-t-il ecrire un commentaire precis ? Proposez-lui deux ou trois faits a reprendre.
Donnez-lui un CV qui correspond a l'offre, car c'est cette version que le recruteur ouvre. Si vous partez de votre profil LinkedIn avec un outil comme Postulit, adaptez le document a cette offre avant de le transmettre, pas apres.
Ensuite, trois verifications. Un courriel du logiciel de l'entreprise doit arriver, pour confirmer la candidature ou vous demander de la finaliser ; sans nouvelles au bout de deux ou trois jours, prevenez votre contact. Utilisez l'adresse que votre coopteur a saisie, car une autre adresse peut ouvrir une seconde fiche sans le marqueur. Et demandez-lui si la cooptation apparait bien comme transmise dans son espace.
Puis laissez-le tranquille. Une relance au bout d'une ou deux semaines reste raisonnable ; votre coopteur n'est pas votre recruteur. Si la reponse est negative, remerciez-le malgre tout. Il a mis son nom sur votre fiche, et ce nom y figurera sans doute encore lors de votre prochaine candidature.